Chaos im Postfach? 5 Tipps zum Umgang mit der E-Mail-Flut

Missverständnisse entstehen, Aufgaben stocken und Prozesse werden unterbrochen, weil eine E-Mail übersehen wurde: Die tägliche E-Mail-Flut sorgt für überquellende Postfächer und nicht selten für ineffizientes Arbeiten. Doch was lässt sich dagegen tun? Fünf Maßnahmen finden Sie hier.

Trotz sozialer Medien und dem Aufstieg von Messenger-Diensten ist die E-Mail nach wie vor eines der am weitesten verbreiteten Kommunikationsmittel. Eine Studie des Marktforschungsunternehmens Radicati Group ergab, dass täglich weltweit mehr als 280 Milliarden Mails verschickt werden, Tendenz steigend. Fast die Hälfte der Weltbevölkerung nutzt E-Mails und allein in Deutschland wurden im vergangenen Jahr insgesamt 771 Milliarden E-Mails verschickt.

Dieser Boom macht sich auch in den Postfächern der Unternehmen bemerkbar: Immer mehr Mails sorgen für unübersichtliche Lagen und unnötig viel Zeit, die für das Sortieren und Bearbeiten von Mails benötigt wird. Dabei ist es in den meisten Fällen nicht so schwer, die E-Mail-Flut zu bezwingen und damit die Produktivität zu steigern. Wir geben fünf Tipps:

  1. Schreiben Sie weniger Mails
    Wer viele Mails versendet, bekommt naturgemäß auch viele zurück. Daher ist es hilfreich, sich vorher zu überlegen, welche Nachrichten wirklich per E-Mail übermittelt werden sollten. Organisatorische Fragen lassen sich häufig schneller telefonisch klären. Und für komplexe Projekte, in die mehrere Menschen einbezogen werden müssen, gibt es spezielle Projektmanagement-Tools. Viele Aufgaben lassen sich mit diesen Programmen übersichtlicher organisieren als per E-Mail.
  2. Schaffen Sie verbindliche Regeln
    Spielregeln gibt es in jedem Unternehmen. Egal, ob Sie sie schriftlich festhalten oder mündlich übermitteln wollen: Schaffen Sie auch Regeln für die Kommunikation per Mail. Das Versenden privater Nachrichten über geschäftliche E-Mailadressen kann beispielsweise die Produktivität stark einschränken und sollte daher unterlassen werden. Zudem ist es auch hilfreich, gemeinsam mit allen Kollegen einen Leitfaden zu erarbeiten, welche Themen wie und über welchen Kanal kommuniziert werden sollen.
  3. Verzichten Sie auf  unnötigen Ballast
    E-Mails bieten praktische Möglichkeiten. So kann man auf Nachrichten antworten oder sie weiterleiten und dabei die originale Nachricht angehängt lassen. Zudem ist es ganz leicht möglich, über die CC- und BCC-Funktionen noch mehr Menschen über die Nachricht in Kenntnis zu setzen. Doch diese Möglichkeiten sorgen auch für Ballast. Je mehr Informationen an einer Mail hängen, umso länger dauert deren Bearbeitung. Und je mehr Menschen die Mail erhalten, umso mehr Arbeitszeit wird auf das Lesen verwendet. Daher sollte man vor der Nutzung dieser Funktionen wirklich überlegen, welche Informationen für wen wirklich relevant sind. Das automatische Wiedergeben von beantworteten Nachrichten kann man in den Einstellungen des Mailprogramms in der Regel auch abschalten oder einschränken.
  4. Schaffen Sie Ordnung
    Eine sinnvolle Ordnerstruktur macht jedes Mail-Postfach übersichtlicher. Automatische Zuweisungen bestimmter Mails zu bestimmten Ordnern erleichtert auch die Strukturierung der Arbeitszeit. Werden beispielsweise betriebsinterne Newsletter, die zwar interessant aber nicht dringend sind, automatisch in einem eigenen Ordner abgelegt, unterbricht ihr Eingang nicht den Arbeitsfluss. Diese Nachrichten können Sie dann lesen, wenn Zeit dafür ist.
  5. Die goldene Regel
    Zeitmanagement-Berater und Effizienz-Coaches predigen diese Regel: Öffnen Sie jede E-Mail nur einmal. Lesen Sie die Mail einmal aufmerksam durch und entscheiden Sie, was damit zu tun ist. Sie kann weitergeleitet oder kurz und knapp beantwortet werden? Erledigen Sie das sofort! Sie beinhaltet einen Termin? Notieren Sie ihn sich! Sie zieht eine Aufgabe nach sich, die Sie erledigen müssen? Diese Aufgabe kommt direkt auf Ihre To-Do-Liste und wird fristgerecht erledigt. Im Anschluss kann die E-Mail gelöscht oder archiviert werden und Sie behalten in Ihrem aufgeräumten Postfach immer den Überblick.

Diese fünf Tipps erfordern ein wenig Organisation und vielleicht auch eine Umstellung. Doch wenn sie konsequent umgesetzt werden, schaffen sie Ordnung und sorgen für mehr Produktivität, auch in Ihrem Unternehmen!