Wie Sie einen Presseverteiler erfolgreich aufbauen. Ein Leitfaden.

Wer im Bereich Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zuhause ist, weiß um die Bedeutung eines gut gepflegten Presseverteilers. Die Idee: Den richtigen Medienvertretern die für sie relevanten Nachrichten zukommen lassen. Für alle, die von Null mit dem Aufbau eines Presseverteilers starten, ist es eine Mammutaufgabe. Mit einigen Tipps und Tricks führt die Verteilerpflege aber zum Erfolg.

Medien begleiten uns ständig: Fernsehen, Rundfunk, Zeitung, Blog, Social Networks. Das Portfolio wird zunehmend größer und damit auch die Anforderung an einen Presseverteiler. Während es vor 10 Jahren noch ausreichte, Journalisten aus den klassischen Medien zu bedienen, stehen wir heute vor der Herausforderung, in multiplen Kanälen Botschaften zu platzieren, um unsere Zielgruppe zu erreichen.

Häufig scheuen KMUs den Aufwand und die Kosten für die Erstellung und Pflege eines Presseverteilers. Jedoch ist diese Arbeit notwendig, um eine langfristige und gewinnbringende Pressearbeit zu betreiben. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wie bauen Sie konkret einen Presseverteiler auf?
  • Welche Journalisten gehören zu Ihrer Zielgruppe?
  • Welche Medien sind für Sie relevant?
  • Was lesen Ihre Geschäftspartner?
  • Vergessen Sie auch nicht Radio, Fernsehen, Blogger und reine Social Media Kanäle.

 

Betreiben Sie Desktop Research.

Fragen Sie im Kollegenkreis nach, was gelesen wird. Fragen Sie Ihre Kunden, welche Blogs sie regelmäßig besuchen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Internetseiten mit Sammlungen von Fachthemen und den dazugehörigen Medien. Oder schauen Sie am Bahnhof einfach mal in einen gut sortierten Kiosk. Was dort angeboten wird, wird auch gelesen. Hilfe bieten Ihnen auch die großen Deutschen Verlage: Springer, G+J, Burda, etc. Stöbern Sie einfach mal, was es so gibt und notieren Sie sich die relevanten Titel.

 

Erfassen Sie relevante Journalisten.

Falls Sie nicht über ein CRM-System verfügen, empfehlen wir für die Verwaltung des Verteilers ein Tabellenprogramm wie z.B. Excel. Legen Sie sinnvolle Spalten an für Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Ressort, Berufsbezeichnung, Titel, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummern und ganz wichtig: Profilseiten auf Twitter, Xing, LinkedIn oder ggf. eigene Webseiten der Journalisten. Beachten Sie auch individuelle Anforderungen an Ihre Zielgruppe und ein Feld für Freitext, also Ihre Bemerkungen. Denken Sie auch drüber nach, ob Sie die Filterfunktion  nutzen möchten. So lassen sich die Empfänger später schnell selektieren.

Ein weiteres Feld mit dem Datum der letzten Aktualisierung macht die Arbeit einfacher. So wissen Sie immer wann es Zeit ist, den Verteiler auf Vordermann zu bringen.

Wenn Sie die Maske erstellt haben, beginnt die eigentliche Arbeit: Starten Sie mit Ihren bestehenden Kontakten. Tragen Sie alle relevanten Kontakte ein, die Sie schon kennen und ergänzen Sie ggf. fehlende Informationen. Recherchieren Sie im Internet oder rufen Sie einfach an!

 

Mit Internetrecherche zu Journalistenkontakten

Der Ausgangspunkt für Ihre Onlinerecherche ist zuerst die Internetseite des jeweiligen Mediums. Hier gibt es aber große Unterschiede: Während manche Tageszeitungen ihre Kontakte komplett „abschotten“ und weder Namen von Journalisten noch deren E-Mail-Adresse zu finden sind, sind andere freizügiger mit Informationen. Gerade kleinere Verlage geben häufig Informationen zu den Ansprechpartnern samt Interessensgebiet, Ressort und Kontaktinformationen preis.

 

Mit Tricks zur korrekten E-mail-Adresse

Sollten Sie von einem Journalisten bereits eine E-Mail-Adresse haben, nicht aber von einem Kollegen, ist es manchmal aber möglich, die Adresse zu „erraten“. Lautet die Adresse zum Beispiel andreas.mueller@zeitung.de, hat der Kollege Heinz Huber wahrscheinlich die Adresse heinz.huber@zeitung.de. Gleiches könnte der Fall sein, wenn Andreas Müller die Adresse amueller@zeitung.de hat und wir dann auf hhuber@zeitung.de tippen – als Adresse für den Kollegen Heinz Huber.

Beachten Sie auch die Adressen für ganze Redaktionen, wie z.B. redaktion@zeitung.de oder wirtschaft@zeitung.de. Unter dieser Sammeladresse werden Themen vorselektiert und bei Interesse und Relevanz an konkrete Journalisten zur Bearbeitung weitergegeben.

Häufig finden Sie unter „Kontakt“ oder „Impressum“ weitere Ansprechpartner sowie die Postanschrift des Mediums.

 

Nicht vergessen: Twitter, Xing und LinkedIn

Haben Sie einen passenden Kontakt gefunden, suchen Sie auch nach weiteren Onlineprofilen des Journalisten, z.B. auf Twitter, Xing oder LinkedIn. Berücksichtigen Sie aber auch die Privatsphäre des Kollegen, wenn z.B. bei Twitter zu lesen ist, dass der Account rein privat genutzt wird.

Wenn Sie nicht weiter kommen: Rufen Sie doch einfach mal bei der Redaktion an. Erklären Sie kurz und prägnant Ihr Anliegen und fragen nach, wer der richtige Ansprechpartner dafür ist.

Über diesen Weg sichern Sie sich schon am Anfang die Chance auf einen persönlichen Kontakt zu einem Journalisten. Aber Achtung: Sie sind von Werbeanrufen genervt? Journalisten ebenso. Also akzeptieren Sie ein „Nein“. Und üben Sie Ihre Anrufen vorher, damit Sie in wenigen Sätzen auf den Punkt kommen können.

 

Neue Kontakte über den privaten Sportclub oder auf Messen

Auf einer Veranstaltung im örtlichen Sportclub lernen Sie einen spannenden Kontakt kennen. Es stellt sich raus: Ein Journalist, der sich für Sie und Ihre Geschichte interessiert. Auch diese Kontakte und Ihre gesammelten Visitenkarten pflegen Sie in Ihren Verteiler ein. Der Vorteil ist offensichtlich: Sie kennen sich schon persönlich und werden, sollte Ihre Pressemeldung eintreffen, vorrangig behandelt. Das verschafft Ihnen einen Vorteil zu allen anonymen Versendern einer Pressemitteilung.

 

Presseverteiler automatisch pflegen mit der eigenen Website

Das „Geschäft“ zwischen Journalisten und Unternehmen ist ein Geben und Nehmen. Als Unternehmen möchten Sie, dass Ihre Meldungen veröffentlicht werden, als Journalist suchen Sie nach relevanten Informationen in einem bestimmten Bereich. Machen Sie es Journalisten einfacher: Stellen Sie auf einer Unterseite Ihrer Website relevante Informationen zusammen. Dazu gehören: Aktuelle Presseinformationen, grundsätzliche Informationen über Ihre Firma, Produkte und Personen, Ansprechpartner für Presseanfragen und ein kurzes Formular, auf dem sich ein Pressevertreter eintragen kann. Darüber generieren Sie automatisch neue Kontakte für Ihren Verteiler.

In einer Variation des Formulars können Sie auch zusätzliche Informationen nur gegen Anmeldung bereitstellen. Das wäre dann eine Art „geschützter Pressebereich“.

 

Dran bleiben – und erneut pflegen.

Presseverteiler sind nicht für die Ewigkeit gemacht. Gerade im Journalismus gibt es häufig eine hohe Fluktuation. Auch E-Mail-Adressen werden umgestellt oder ganze Ressorts verändern sich in der Struktur, dem Standort oder der Besetzung. Daher: Immer wenn Sie Feedback zu einer Aussendung bekommen, wenn Sie in der Signatur eine Änderung vernehmen – sofort einpflegen. Grundsätzlich gilt: Mindestens einmal pro Jahr den gesamten Verteiler aktualisieren!

 

Was tun mit Journalisten, die Ihre Meldungen nicht erhalten wollen?

Wenn ein Journalist Ihnen schreibt, dass Sie ihn bitte nicht mehr auf Ihrer Liste haben sollten, dann müssen Sie das respektieren! Bestätigen Sie kurz und höflich die Löschung und vermerken Sie, dass der Pressevertreter nicht mehr angeschrieben werden möchte. Ggf. können Sie auch mit einer farblichen Markierung in Ihrer Tabelle arbeiten. Sie sollten die Adresse nicht einfach löschen, da sonst bei einer neuen Suche ggf. der Kontakt wieder mit aufgenommen wird und sich über Ihre E-Mails ärgert.

 

Krisenkommunikation: Die Hütte brennt und Sie haben keinen Verteiler. Was tun?

Was tun, wenn sich eine Krise anbahnt oder noch schlimmer – wenn bereits „die Hütte brennt“. Natürlich sollten Sie erstmal Ruhe bewahren und sich anschließend professionelle Hilfe holen, z.B. von Prankl Consulting. Fehlt der Presseverteiler, wird pragmatisch erstmal auf alle Adressen zurückgegriffen, die vorliegen. Außerdem können Versandportale wie „openpr.de“ oder „pressrelations.de“ gewählt werden, die die Verteilung von Meldungen übernehmen. Dies stellt aber keine dauerhafte Lösung dar. So bauen Sie keine Bindung zu Journalisten auf. Auch sind die Dienste nicht kostenlos.

Sollte Ihnen der Aufwand zu hoch sein, Ihre Pressearbeit selbst zu stemmen oder einen Presseverteiler anzulegen, wenden Sie sich gerne an die Spezialisten von Prankl Consulting. Wir helfen Ihnen nicht nur bei der Verteilerpflege, sondern auch bei der Themenplanung, journalistischen Begleitung und beim Nachbereiten. 089 / 41 41 453 0 oder senden Sie uns hier direkt Ihre Anfrage: